Kommunrevisorernas granskning av kommunens arbete med att motverka korruption och oegentligheter berättade NP om den 20 januari.
I granskningen tittade revisionsföretaget PWC även på hur nämnderna och kommunstyrelsen sköter hanteringen av kvitton och fakturor, vilket är hårt reglerat. Om kommunens representanter – politiker eller tjänstemän – till exempel ska betala för mat och dryck vid ett representationstillfälle, måste till exempel en lista på deltagarna bifogas, och syftet förklaras.
I granskningen valde PWC ut några extra ”förtroendekänsliga” poster, bokförda under perioden 2013-01-01 till 2014-03-31. Det var poster som extern representation, hotellnätter, personalrepresentation, resor, biljetter och kostnader för öl, vin och sprit. Sedan tittade man lite extra på några av kostnaderna som stack ut. Det kunde röra sig om höga belopp eller okända leverantörer.
Fakturor och kvitton med tillhörande deltagarlistor, syftesbeskrivningar och kurs- och konferensprogram som hörde till betalningarna begärdes ut.
Revisorerna kunde i sin rapport konstatera att redovisningen i vissa fall hade varit slarvig. Ibland har deltagarförteckning eller syfte saknats som förklaring till fakturan, och i vissa fall har personen som attesterade fakturan också deltagit i representationen. Vid flera tillfällen har kostnader bokförts på fel konto (till exempel en intern faktura för julfest som är bokförd som kurs- och konferensavgift i stället för intern representation).
I rapporten listas antalet ”korrekt hanterade fakturor”, och antalet ”bristfälligt hanterade fakturor” för varje nämnd (se faktaruta).
Göran Palmedal, ordförande för kommunrevisorerna poängterar att det inte rör sig om några olagligheter.
– Vore det brottsligt hade vi gått vidare med det på annat sätt. Det här verkar bara röra sig om slarv.
Är du förvånad?
– Nej, det ska mycket till innan man blir förvånad. När det gäller en verksamhet så stor som kommunen vore det nästan konstigt om det inte blir fel någon gång ibland. Däremot är jag lite besviken på att de inte har bättre koll på hanteringen av de ”förtroendekänsliga” posterna. Områden där felaktigheter särskilt retar upp folk, borde man ha högt på agendan.
Revisorerna bedömer att rutiner och intern kontroll inte är tillräcklig när det gäller de förtroendekänsliga posterna, där de fann stora brister. De rekommenderar kommunen fortsätta med den löpande internkontrollen av förtroendekänsliga poster på sätt som gör att konstaterade brister försvinner och kontrollen ytterligare förbättras.
Kommunchefen Birgitta Elvås är förvånad över att det saknades deltagarlistor och syfte till vissa av fakturorna/kvittona.
– Det här ska alla veta. När jag själv ska attestera fakturor och det till exempel inte finns deltagarlista eller syfte bifogat, då skickar jag tillbaka det hela för komplettering, säger hon.
Representation är ibland en del av jobbet för politiker och tjänstemän. Precis som att ge gåvor och resa.
– Det är inget konstigt med det, men det ska nyttjas på ett bra sätt. Man får göra en bedömning för varje gång. Men klart är att alla ska veta vad som gäller. Det ska vara lätt att göra rätt. Vi är ganska återhållsamma om man jämför med andra kommuner. Men det handlar om förtroende.
Kan folks förtroende för kommunen skadas om det slarvas?
– Ja, och det har vi ju sett på många andra håll.
I NP 20 januari berättade Birgitta Elvås att riktlinjerna ska förtydligas, och att den utbildningsinsats för bland annat chefer, som kommunen startade förra våren, fortsätter.